Gouvernement du Québec
GÉOInfo - Chroniques du Québec géographique

septembre-2012

Chroniques précédentes
Version imprimable
Abonnez-vous!

Lancer la recherche

2012 : un cadastre entièrement informatisé
Un projet innovateur de Foncier Québec

Par Marc Lasnier,
Foncier Québec

Le cadastre québécois existe depuis 1860. Au fil des 150 ans d’existence de celui-ci, près de 3 millions de documents ont été produits par les arpenteurs-géomètres pour illustrer le morcellement foncier du territoire privé du Québec. Les quelque 4 millions de lots ainsi créés permettent l’inscription des transactions immobilières effectuées sur chacun d’eux de façon sécuritaire. Le cadastre répond ainsi aux besoins de la clientèle de Foncier Québec, constituée de notaires, d’arpenteurs-géomètres, d’avocats, des municipalités du Québec, des ministères et organismes québécois, d’intervenants du domaine immobilier, ainsi que de la population en général.

Le ministère des Ressources naturelles et de la Faune a entrepris, au tournant des années 80 et 90, la réforme du cadastre québécois. Foncier Québec est le secteur du Ministère qui a pour mandat de mener à bien cette réforme. Tout en maintenant l’existence d’une version papier, il a dès lors amorcé un premier virage informatique du cadastre. En effet, cette réforme d'envergure permet déjà d'obtenir une image informatisée et à jour du territoire dont le cadastre a été rénové, ce qui correspond à plus de 70 % des propriétés privées au Québec (http://www.mrn.gouv.qc.ca/foncier/cadastre/reforme.jsp).

Près d’une vingtaine d’années plus tard, la désuétude de ses systèmes et les tendances démographiques, qui se manifestent entre autres par des départs à la retraite et une pénurie de main-d’œuvre spécialisée, sont des facteurs qui ont poussé Foncier Québec à innover dans ses façons de faire afin de continuer d’offrir les services auxquels la clientèle s’attend.

En outre, lors de cette période, la clientèle exprimait un souhait de plus en plus grandissant : pouvoir consulter en ligne les documents demeurés dans les bureaux de la publicité foncière. Ce qui était difficilement envisageable quelques années auparavant devenait possible grâce aux nouvelles technologies qui permettaient dès lors à Foncier Québec d’offrir ces services à la population québécoise. C’est ainsi que l’idée d’un cadastre entièrement et uniquement informatisé a pris forme et s’est concrétisée par le début du projet en 2008.

La mise en place d’un cadastre entièrement informatisé s’inscrit dans la poursuite de la modernisation du système de publicité foncière, qui a notamment été marquée par l’informatisation du registre foncier, la numérisation et la mise en ligne graduelle des millions de pages de documents conservés dans les bureaux de la publicité foncière, au bénéfice de la clientèle. Qui plus est, cette innovation traduit les objectifs du gouvernement du Québec en matière de prestation de services en ligne ainsi qu’en matière de développement durable, mais elle constitue surtout une contribution significative à l’efficience.

Ce projet était constitué de deux volets à la fois distincts et synchronisés :

  • La numérisation des archives cadastrales, soit près de 3 millions de documents cadastraux officiels de Foncier Québec, depuis l’officialisation du tout premier plan en 1867 jusqu'à aujourd'hui;
  • La production, sur support électronique uniquement, des quelque 16 000 dossiers transmis annuellement qui illustrent le nouveau morcellement cadastral.

La numérisation des archives cadastrales

Ce volet s’est déroulé sur les lieux même où se trouvent les archives cadastrales. Les travaux préparatoires requis (installation de l’équipement, modifications des systèmes informatiques et inventaire complet des documents à numériser) ont été effectués sur une période de près de six mois à compter de juillet 2009. Ils ont notamment été complétés par l’établissement et la définition des critères de qualité attendus des documents numérisés, dans un contexte où le produit numérisé se devait de conserver les mêmes standards de qualité métrique que le document d’origine, et par la mise en place d’un laboratoire de rodage, afin de valider les procédures de travail élaborées.

La numérisation massive a débuté en janvier 2010 et a été achevée en mars 2012. Au total, près de 800 000 plans et plus de 2,1 millions de pages de livres de renvoi ou de documents joints ont été numérisés. La mise en ligne des documents s’est faite de façon progressive au fur et à mesure de la numérisation de tous les plans d’une circonscription foncière. Ce faisant, le document numérisé remplace dorénavant le document papier et possède la même authenticité et validité que ce dernier. Ainsi, toute modification ultérieure apportée sur les plans numérisés sera faite uniquement sur la version électronique. Les versions papier sont devenues statiques et n’évolueront plus.

Le cadastre entièrement informatisé

Si les travaux liés au premier volet du projet réglaient le cas du passé, ceux du second volet concernaient le futur et portaient sur le traitement des documents qui sont produits dans un contexte de mise à jour du cadastre. L’objectif était d’exploiter au maximum les nouvelles technologies dans les échanges avec les arpenteurs-géomètres, particulièrement lors de la préparation et de l’analyse d’une demande de modification au cadastre.

Les travaux de ce volet ont débuté en septembre 2009. Les modifications importantes apportées aux systèmes informatiques de Foncier Québec ont été effectuées en trois étapes distinctes échelonnées jusqu’à la fin de l’année 2011. La première étape permettait l’inscription d’annotations par le personnel de Foncier Québec sur les versions numérisées des plans de cadastre ainsi que la diffusion et la consultation en ligne des documents cadastraux ayant été numérisés, comme il est mentionné précédemment. La deuxième étape constituait le cœur de la solution, en permettant la production et le traitement de toute demande de modification cadastrale en ver­sion électronique uniquement. Quant à la dernière étape, elle consistait principalement en l’amélioration des échanges avec les arpenteurs-géomètres par l’ajout de fonctionnalités au site Web qui leur permet de faire af­faire avec Foncier Québec.
Cliquez sur l'image pour un agrandissement

Ces fonctionnalités assurent la production, le traitement et le suivi des requêtes ainsi que la commande de produits et services en ligne. Il a été nécessaire d’apporter des modifications à certaines lois afin de les adapter à la solution préconisée. L’enjeu en était de trouver une solution pour perpétuer, dans un contexte où le plan n’est plus un document physique, l’exigence décrite actuellement dans le Code civil du Québec selon laquelle toute personne qui désire modifier le lot dont elle est propriétaire doit apposer sa signature sur le plan montrant la modification projetée. Ainsi, le 1er avril 2010, la Loi modifiant la loi sur le cadastre et le Code civil était sanctionnée et elle entrait en vigueur le 6 juin 2011.

Afin d’assurer le traitement adéquat du flux de dossiers cadastraux réguliers en même temps que les nouvelles exigences entraient en vigueur, il y a eu pendant une certaine période coexistence de documents produits selon l’ancien et le nouveau mode. Ainsi, de juin 2011 à février 2012, deux modes de traitement parallèles ont été supportés, notamment pour faciliter la transition chez les arpenteurs-géomètres, et ce, au bénéfice de leurs clients. Depuis février 2012, seul le mode « numérique » est en vigueur.

L’implantation d’un cadastre entièrement informatisé a nécessité par ailleurs plusieurs interventions auprès des arpenteurs-géomètres, principaux artisans du cadastre. Outre les communications courantes, une tournée de formation a permis de rencontrer et de former plus de 800 praticiens entre février et avril 2011. Cette tournée a été un franc succès.

Un projet porteur

La clientèle de Foncier Québec a désormais la possibilité de consulter en ligne l’ensemble des documents cadastraux. Elle profite d’un avantage majeur : ne plus avoir à se déplacer au bureau de la publicité foncière car pratiquement tous les documents qui s’y trouvent sont maintenant accessibles en ligne (www.registrefoncier.gouv.qc.ca). De plus, elle a la possibilité de consulter ces documents selon l’horaire qui lui convient, de conserver le document consulté en le téléchargeant et de l’imprimer, au besoin. L’internaute peut également effectuer une commande en ligne en vue d’obtenir une copie authentique. Quant aux arpenteurs-géomètres, principaux artisans de la mise à jour du cadastre, outre les bénéfices indiqués plus haut, ils évitent les frais et les délais de messagerie qu’obligeait la transmission en version papier.

La numérisation des documents cadastraux et le nouveau processus de mise à jour informatisé ont permis de réduire les délais de traitement des requêtes, de diminuer de façon considérable l’utilisation du papier et de faciliter les échanges avec la clientèle.

Le passage à un cadastre entièrement informatisé a constitué un projet majeur pour Foncier Québec. Les travaux pour atteindre cet objectif se sont étalés sur une période d’environ trois ans et ont amené plus d’une centaine de personnes à déployer des efforts totalisant plus de 16 000 jours-personnes. Assurer la qualité du produit fini était un défi de tous les jours et cela a demandé des mécanismes de contrôle et de suivi très rigoureux tout comme de nombreux efforts consacrés aux essais requis.

Mener à terme un projet de cette envergure représentait une tâche colossale en période de faible disponibilité de la main-d’œuvre spécialisée. Une chose demeure : tous ces travaux ont été entrepris avec la conviction que tous les utilisateurs du cadastre en tireraient des bénéfices, y compris Foncier Québec. Et c’est mission accomplie!


Source : Cette image est une gracieuseté de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, qui a publié, dans l’édition Hiver 2011 de la revue Géomatique, un article sur le projet.

 

NDLR : Ce projet a été soumis aux Prix d’excellence 2012 de l’Institut d’administration publique du Québec et est finaliste dans la catégorie Gouvernement en ligne (http://www.iapq.qc.ca/prix-dexcellence/laureats-finalistes/finalistes-2012/#n5). Les noms des lauréats seront dévoilés lors d’une cérémonie qui aura lieu le mercredi 14 novembre 2012, au Centre des congrès de Québec.



Portail du gouvernement du Québec
© Gouvernement du Québec, 2012